Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt.

2. Überblick

Briefony ist eine Brief-Software. Ihre Briefe, Ihr Adressbuch und Ihre Vorlagen speichert die Software lokal auf Ihrem Gerät; wir erhalten diese Inhalte nicht. Ausnahme ist der KI-Assistent der Android-App, wenn Sie ihn nutzen (Abschnitt 8).

Auf unseren Servern verarbeiten wir Daten für das Kundenkonto, die Lizenz- und Geräteverwaltung, das Abonnement und den Betrieb dieser Website. Die folgenden Abschnitte erklären, welche Daten das sind, wofür wir sie nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage.

3. Besuch dieser Website

Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cookies

Wir setzen nur ein Cookie: Nach der Anmeldung speichert das Cookie „briefony_token“ Ihre Sitzung. Es ist für Skripte nicht lesbar, ist für die Anmeldung technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und läuft spätestens nach 12 Stunden ab bzw. wird beim Abmelden gelöscht. Analyse- oder Werbe-Cookies verwenden wir auf dieser Website nicht.

Schriftarten

Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen; dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt.

4. Kundenkonto

Für ein Konto verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als kryptografischer Hash, nie im Klartext), den Bestätigungsstatus der E-Mail-Adresse sowie die Zeitpunkte von Registrierung, Bestätigung und letzter Änderung. Zweck ist die Bereitstellung des Kontos, der Testphase und des Abonnements (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Zum Schutz vor Missbrauch protokollieren wir sicherheitsrelevante Vorgänge (etwa Anmeldungen, Lizenz- und Kontoänderungen) mit IP-Adresse und Browserkennung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. E-Mails

Bestätigungs- und Passwort-E-Mails sowie Hinweise zu Ihrem Konto versenden wir über den Dienst Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich) als Auftragsverarbeiter. Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht verarbeitet; Zustellstatus speichern wir zur Fehlersuche (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Neuigkeiten, Tipps und Angebote per E-Mail schicken wir nur, wenn Sie das ausdrücklich möchten: Sie setzen bei der Registrierung oder im Kundenkonto ein Häkchen (es ist nie vorausgewählt) und bestätigen die Anmeldung über den Link in der E-Mail, die wir Ihnen daraufhin schicken (Double-Opt-in). Als Nachweis speichern wir Zeitpunkt, Herkunft (Registrierung oder Kundenkonto), die Fassung des Einwilligungstextes sowie IP-Adresse und Browserkennung bei Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 Abs. 1 DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Konto, Abonnement oder Testphase allein sind keine Einwilligung.

Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen und der Verwendung Ihrer Adresse für Werbung widersprechen (Art. 7 Abs. 3 und Art. 21 Abs. 2 DSGVO) – über den Abmeldelink in jeder Werbe-E-Mail, im Kundenkonto oder per E-Mail an support@onebytegames.com. Damit wir Ihren Widerspruch auch nach dem Löschen Ihres Kontos oder einer erneuten Registrierung beachten, speichern wir dann nur einen nicht umkehrbaren Prüfwert Ihrer E-Mail-Adresse auf einer Sperrliste (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). E-Mails zu Ihrem Konto, Ihrer Sicherheit und Ihrem Vertrag erhalten Sie unabhängig davon.

6. Software, Lizenz und Geräte

Für Testphase und Lizenz verbinden sich Briefony für Windows und die Android-App mit unserem Server. Dabei verarbeiten wir Ihr Konto bzw. Ihren Lizenzschlüssel, einen auf dem Gerät erzeugten öffentlichen Schlüssel zur Gerätebindung, den Gerätenamen, die Plattform, die App-Version, Zeitpunkte der Aktivierung und der letzten Lizenzprüfung sowie die IP-Adresse der Anfrage. Zweck ist die Lizenzprüfung und die Begrenzung auf die vereinbarte Zahl von Geräten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Briefinhalte werden dabei nicht übertragen.

7. Abonnement und Zahlung

Online-Abonnements bezahlen Sie über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). Zahlungsdaten wie Kartennummern gibt Stripe nicht an uns weiter. Wir speichern die Stripe-Kundennummer, das Land Ihrer Rechnungsadresse, Status und Laufzeit des Abonnements sowie Zahlungs- und Erstattungsvorgänge (Betrag, Währung, Status). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Abrechnungsunterlagen bewahren wir aufgrund gesetzlicher Pflichten auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Bei Käufen außerhalb Deutschlands über Stripe Managed Payments tritt Link, LLC (Stripe) als Händler auf und verarbeitet Ihre Daten für Zahlung, Steuern und Kundendienst in eigener Verantwortung. Käufe in der Android-App wickelt Google Play ab; wir erhalten von Google den Kaufnachweis, um das Abonnement Ihrem Konto zuzuordnen.

Nach einem Online-Abschluss senden wir Ihnen eine Vertragsbestätigung per E-Mail. Wenn Sie über „Verträge hier kündigen“ kündigen oder über „Vertrag widerrufen“ widerrufen, speichern wir Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Name, Art und Zeitpunkt der Erklärung, gegebenenfalls Grund und gewünschtes Vertragsende), ordnen sie Ihrem Vertrag zu und senden Ihnen die gesetzlich vorgeschriebene Bestätigung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Wir bewahren diese Angaben als Nachweis auf, solange Ansprüche aus dem Vertrag geltend gemacht werden können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Android-App

Die Android-App ist derzeit in Vorbereitung. Soweit sie genutzt wird, gilt zusätzlich:

• KI-Assistent: Wenn Sie den KI-Assistenten nutzen, sendet die App Ihre Anweisung, Angaben aus dem aktuellen Brief (z. B. Absender, Empfänger, Entwurf) und gegebenenfalls den Text eines Briefes, auf den Sie antworten möchten, an unseren Server. Dieser leitet die Anfrage an Google (Gemini API) weiter und gibt das Ergebnis zurück. Wir speichern die Texte nicht, sondern nur die Zahl der Anfragen pro Tag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bitte geben Sie in KI-Anfragen nur Daten ein, die Sie dafür verwenden möchten.
• Benachrichtigungen: Für Push-Nachrichten verwenden wir Firebase Cloud Messaging (Google). Dazu wird ein Geräte-Token gespeichert. Benachrichtigungen können Sie in den Android-Einstellungen abschalten.
• Werbung: Die App kann Werbung über Google AdMob anzeigen. Ob und in welcher Form (personalisiert oder nicht personalisiert) Werbung erscheint, richtet sich nach Ihrer Auswahl im Einwilligungsdialog beim Start der App (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können Ihre Auswahl in der App ändern.

9. Synchronisation zwischen Geräten

Briefony kann Briefe, Adressbuch sowie Briefvorlagen und ihre Kategorien zwischen Ihren Geräten abgleichen. Der Abgleich läuft direkt zwischen den gekoppelten Geräten in Ihrem lokalen Netzwerk und nicht über unsere Server.

10. Support-Anfragen

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO).

11. Hosting

Website, Kundenkonto und Lizenzserver betreiben wir auf einem angemieteten Server des Anbieters Hostinger.

12. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Empfänger Ihrer Daten sind die genannten Dienstleister (Hostinger, Brevo, Stripe, Google). Stripe und Google können Daten auch außerhalb der Europäischen Union, etwa in den USA, verarbeiten. Welche Garantien dabei für den Schutz Ihrer Daten gelten, teilen wir Ihnen auf Anfrage an support@onebytegames.com mit.

13. Speicherdauer

Kontodaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Sie können Ihr Konto selbst löschen – im Kundenkonto unter „Konto löschen“ oder in der Android-App ab Version 1.0.7 (siehe Konto löschen). Dabei löschen wir das Konto sofort mit Lizenzen, registrierten Geräten, Anmeldungen und Benachrichtigungs-Registrierungen; Sicherheitsprotokolle bleiben ohne Bezug zu Ihrem Konto erhalten. Ein laufendes Abonnement müssen Sie vorher kündigen; das Löschen des Kontos kündigt kein Abonnement. Gab es zu Ihrem Konto Zahlungen oder ein Abonnement (auch ein abgelaufenes oder über Google Play), löschen wir das Konto nicht sofort, sondern prüfen Ihren Antrag samt der Kauf- und Zahlungsdaten und melden uns per E-Mail. Ohne Zugang zum Konto schreiben Sie an support@onebytegames.com. Daten, die wir aus steuer- oder handelsrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, löschen wir nach Ablauf der gesetzlichen Fristen. Protokolle des Lizenzservers werden nach sieben Tagen gelöscht.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs. 1 DSGVO), und jederzeit ohne Begründung gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dafür an support@onebytegames.com. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Für Vertrag und Konto benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse; ohne sie können wir Testphase und Abonnement nicht bereitstellen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Weitere Informationen: Impressum, AGB.